Na co byste měli pamatovat při mailové komunikaci s vašimi zákazníky a jaká různá mailová vylepšení můžete využívat? Připravili jsme pro vás malý seznam všeho, co byste o profesionálním mailování měli vědět.
Odpovídejte rychle
Vzpomeňte si na to, když sami někomu píšete dotaz mailem. Taky vás vždycky potěší, když tázaný odpoví obratem a celá záležitost se tak může vyřešit o to rychleji. Snažte se proto jednat stejně, když někdo píše vám. I když se vám totiž zrovna možná nechce, čím více času od položené otázky uběhne, tím hůř se vám k ní bude vracet a tím menší dojem zanecháte. Snad každý totiž ocení, když se jim budete věnovat okamžitě.
Buďte struční
Na e-maily odpovídejte nejen rychle, ale také stručně. Mailová komunikace není platforma, na které je třeba se nějak sáhodlouze rozepisovat, proto pište vždy stručně a k věci. Pokud si váš dopisovatel bude chtít přečíst nějaký román, zajde si do knihovny.
Čistěte si schránku
E-maily se vždycky vyřizují snáz, když jich ve schránce máte jen pár, než když jich na vás koukají stovky. Zároveň ale není úplně nejlepší nápad si všechny konverzace mazat, kdybyste se k nim někdy v budoucnu náhodou museli vracet. Například Google proto nabízí speciální složky, do kterých můžete své maily řadit (s velmi praktickými štítky v různých barvách). Pokud si tedy všechny vyřízené konverzace do takové složky schováte, budete je mít pořád po ruce a samotnou schránku příchozích zpráv budete mít zároveň čistou a přehlednou.
Využívejte doménový koš
Tato funkce se ze strany Googlu stala momentálně bohužel nedostupná. Aktivně se snažíme přijít s alternativním řešením. Pokud jste si na JuicyFoliu ke svému webu zakoupili doménu (www.vasprojekt.cz), zdarma k ní obdržíte i vlastní e-mailovou adresu, tedy například info@vasprojekt.cz. Než abyste ale obsluhovali další e-mailovou schránku, můžete si maily z info@vasprojekt.cz nechat automaticky přeposílat na váš osobní e-mail, ze kterého pak můžete zpátky odpovídat zase formou vaší nové mailové domény. O tom, jak si založit doménový koš, si můžete přečíst v tomto článku, ze kterého se dál dostanete i na postupy nastavení doménového koše pro jednotlivé mailové zprostředkovatele.
Reagujte s chladnou hlavou
Ne všechny mailové konverzace půjdou hladce. Občas se to může i docela nepěkně vyhrotit. A to je pak třeba zachovat chladnou hlavu, o čemž si víc můžete přečíst v našem článku o reagování na negativní kritiku.
Využívejte kontaktní formuláře a automatické odpovědi
Mnohem jednodušší, než vám psát e-mail, je pro návštěvníky vaší stránky, když vás mohou kontaktovat přes konkrétní kontaktní formulář, který jejich dotaz zašle přímo do vaší mailové schránky. Více o kontaktních formulářích, které pro vás v případě zájmu rádi připravíme, si můžete přečíst zde. S tímto tématem je navíc úzce spojená i otázka automatických odpovědí, kdy jde na určitý typ e-mailů, které vám přijdou (například podle konkrétního předmětu zvoleného ve formuláři) obratem automaticky odpovídat předpřipravenou zprávou (které tedy nelze využívat ve složitých konverzacích), což vám může ušetřit spoustu času i námahy.
